Flexibel, sicher, unbegrenzt: Wie das Einlassmanagement von altares mit jeder Eventgröße mitwächst

Der Einlass ist die Visitenkarte einer jeden Veranstaltung. Hier entsteht innerhalb weniger Sekunden der entscheidende erste Eindruck, der die Stimmung der Teilnehmer für das gesamte Event prägt. Lange Warteschlangen, stockende Prozesse oder plötzliche Systemausfälle am Counter gehören zu den größten Risiken für Event-Verantwortliche. Die Lösung liegt in einer Infrastruktur, die sich exakt an die Dynamik und die Dimensionen des Events anpasst.

Die altares GmbH & Co. KG begegnet dieser Herausforderung mit einem radikal flexiblen und hochskalierbaren Einlassmanagement. Das System wurde so konzipiert, dass es sowohl kleine, agile Netzwerk-Treffen als auch hochkomplexe Großveranstaltungen mit mehreren tausend Gästen gleichermaßen souverän abbildet.

Die zwei Dimensionen der Skalierbarkeit

Um Event-Planern maximale betriebliche Freiheit zu garantieren, lässt sich die Architektur des altares Einlassmanagements in zwei maßgeschneiderte Setups unterteilen:

1. Die Cloud-basierte Starter-Variante im Selbstbetrieb

Für kleinere bis mittlere Eventformate, die keine lückenlose Vollbetreuung vor Ort erfordern, bietet altares eine hocheffiziente Plug-and-Play-Lösung. Anwender erhalten die benötigte Hardware – vom modernen Handscanner bis zum kompakten Ticket-Drucker – vollständig vorkonfiguriert direkt an die Location geliefert. Nach dem einfachen Import der Teilnehmerliste kann der Einlass cloud-gestützt sofort starten. Integriert ist hierbei auch der schnelle On-Demand-Badgedruck, der Namensschilder erst exakt im Moment des Check-ins in Sekundenbruchteilen erzeugt.

2. Das ausfallsichere Enterprise-Setup mit lokaler Server-Struktur

Mit steigenden Gästezahlen wachsen auch die Anforderungen an die technologische Ausfallsicherheit. Für mittlere bis sehr große Events sowie Hauptversammlungen oder Messen übernimmt das erfahrene altares-Team den Aufbau und die Live-Betreuung vor Ort. Das technologische Herzstück bei Großveranstaltungen: Alle Daten werden auf einem lokalen Server direkt in der Location gespiegelt.

Maximale Redundanz ohne Abhängigkeit vom Internet: Durch die lokale Server-Infrastruktur agiert das gesamte Check-in-System vollkommen autark von externen Netzwerken. Sollte das WLAN der Location oder die Internetverbindung komplett ausfallen, läuft der Einlass ungerührt und in Höchstgeschwindigkeit weiter. Datenverluste oder Verzögerungen sind somit technisch ausgeschlossen.

Modulare Optionen für das perfekte Gäste-Erlebnis

Neben der reinen Skalierbarkeit der IT-Infrastruktur zeichnet sich das System durch eine Fülle flexibler Funktionsmodule aus, die je nach Bedarf zugeschaltet werden können:

• Klassischer Hostessen-Check-in: Schnelle, persönliche Begrüßung; Check-in via Touchscreen oder Handscanner.
• Self-Service-Terminals: Brandbare Kiosksysteme für den eigenständigen Check-in der Besucher zur Entlastung des Personals.
• Walk-in-Registrierung: Spontane Akkreditierung und direkte Datenerfassung von unangemeldeten Gästen direkt am Counter.
• Digitale Garderobe: Schnelle Zuordnung und Abwicklung von Kleidungsstücken und Gepäck über das zentrale System.

Unabhängig davon, ob 50 exklusive VIP-Gäste empfangen werden oder ein zeitgleicher Ansturm von tausenden Teilnehmern bewältigt werden muss: altares stellt sicher, dass Technologie und Service Hand in Hand gehen. Das Ergebnis ist ein vollkommen stressfreier Einlass, der höchste professionelle Ansprüche erfüllt.

Bereit für den perfekten Event-Auftakt? Planen Sie Ihr nächstes Event und möchten mehr über die flexiblen Setups unseres Einlassmanagements erfahren? Unsere Experten beraten Sie gerne bei der Wahl der optimalen Konfiguration für Ihre Teilnehmerzahl.

Mehr erfahren unter: www.altares.de/de/loesungen/produkte/einlassmanagement